Настройки на онлайн системата

I. ФИРМЕН ПРОФИЛ

В този раздел се попълва информацията за фирмата-доставчик. Данните попълнени в тази форма (с изключение на полетата за електронна поща) се показват в издадените документи, затова е важно да бъдат правилно и коректно изписани. ЕИК се попълва при регистрация и не може да бъде променят. Въведете ИН по ДДС ако фирмата е регистрирана по ЗДДС. Полето "Email на счетоводство" не е задължително. То се попълва само ако сте решили да изпращате документите автоматично през системата до счетоводството. Ако документите се издават от различни съставители, тогава въведете имената на останалите съставители (по един на ред) в полето "Други съставители". Ако попълните имена в това поле, при попълване на документ ще се появи меню за избор на съставител.

II. СИСТЕМНИ НАСТРОЙКИ

В този раздел можете да попълните стойности на някои полета, които да се запълват автоматично, така че да настройте по-прецизно системата и да ускорите процеса на издаване на документи. Например ако издавате фактури, които се плащат по банков път, можете да изберете автоматично да се попълва "Плащане по банка" и номера на банковата сметка. При издаване на нов документ тези стойности ще се отбелязват автоматично и няма да има нужда ги въвеждате. Следва описание на всички настройки.

  • Форма на плащане - изберете начин на плащане, който ще се запълва автоматично при нова фактура. Обикновено се въвежда начина, по който получавате най-често плащанията по фактурите
  • Банкова сметка - ако получавате плащанията по банков път, тук отбележете сметката, по която постъпват плащанията. Необходимо е да сте въвели сметките предварително в системата от меню "Настройки" > "Банкови сметки"
  • Маркиране на документа като платен при издаване на фактура - отбележете това поле ако желаете новите фактури да се маркират автоматично като платени. Ако получавате плащанията след издаване на фактура, тогава е по-добре да изключите тази опция.
  • Цифри след десетична запетая за единични цени - тук можете да отбележите броят цифри след десетичната точка. Обикновено се работи с 2 цифри, но в някои случаи е възможно да се използват и повече
  • Цифри след десетична запетая за суми - тук можете да отбележите броят цифри след десетичната точка за сумата (ед. цена x к-во) на реда във фактурата. Обикновено се работи с по 2 цифри, но в някои случаи е възможно да се използват и повече
  • ДДС % - можете да зададете за всеки вид документ (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол) първоначална данъчна ставка (ДДС %). Този процент може да бъде променян и в процеса на издаване в самия документ.
  • Срок на плащане - можете да зададете за всеки вид документ (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол) сток на плащане. Стойностите варират от 1 ден до 3 месеца.
  • Заглавие на протокол - от тук можете да променяте заглавието при печат на протокол. Възможни стойности са: приемо-предавателен протокол, протокол, поръчка, опис, оферта, гаранционна карта, заявка, потвърждение на заявка и договор.
  • Заглавие на стокова разписка - от тук можете да променяте заглавието при печат на стокова разписка. Възможни стойности са: стокова разписка, складова разписка, гаранционна карта, заявка, потвърждение на заявка и търговски документ.
  • Шаблон при печат - в системата съществуват няколко вида шаблони при печат на документ. От тук можете да си изберете този, който ви допада най-много.
  • Печат на шифър - можете да включите печат на шифър, в долната дясна част на всеки документ. Шифърът не е задължителен.
  • Основна валута - от тук можете да променяте основната валута на системата. Системата е предназначена за български фирми, но при необходимост можете да промените основната валута на някаква друга, напр. EUR.
  • Стартов прозорец - това е екрана, който се зарежда веднага след вход в системата. Ако не използвате началния екрана на системата, от тук можете да направите, така че да влизате директно в нова фактура, в списък с фактури или в модул "Склад". Възможни са и други опции.
  • Снимка на начална страница - изображението, което се показва вляво на началната страница може да бъде променено от тук.
  • Брой документи на страница - можете да зададете броя на показваните редове в списъците както за всеки вид документите (фактура, проформа-фактура, разходна фактура, ст. разписка или протокол), така и за клиентите, стоките и банковите сметки.
  • Проверка за съществуващи клиенти по ЕИК при добавяне - отбележете тази опция ако не желаете да добавяте в списъците клиенти с еднакви ЕИК или ЕГН номера.
  • Автоматично дописване на артикули при издаване на документ - отбележете тази опция ако желаете когато започнете да въвеждате името на стока или услуга да ви се показва помощен списък със съвпадения от номенклатурния списък със стоки и услуги. Изключете тази отметка ако желаете да използвате стандартната функция на браузъра, с който работите.
  • Заключване на редакция на стари документи - от тук можете да заключите за редакция документите, които са издадени през предходните месеци. Тази опция е много полезна ако имате навика да променяте стари документи без да уведомявате счетоводството.
  • Редовете с отрицателни суми не влияят на данъчната основа - ако желаете редовете с отрицателна сума (напр. авансови плащания) да не влияят на данъчната основа, тогава маркирайте тази отметка.

III. INVOICE НАСТРОЙКИ

Чрез системата всяка фактура може да бъде разпечатана и на английски език. Настройката за печат на Invoice се активира от меню "Настройки" > "Invoice настройки". Необходимо е да се маркира отметката "Включване на допълнителна съвместимост за печат на английски език (Invoice)", да се попълнят фирмените данни на английски език и да се избере основната валута при печат на Invoice.

След активиране на допълнителната съвместимост, при издаване на документ се появява опция за избор на валута и курс спрямо лв. По подразбиране валутата за Invoice е избраната за основна валута, но може да се промени винаги с една от 14-те чуждестранни валути (AUD, GBP, EUR, CAD, NZD, NOK, PLN, RON, RUB, TRY, CHF, USD, ZAR, JPY) заложени в системата. Част от допълнителните валути могат да бъдат деактивирани и в системата да останат само тези, с които се работи. При печат на Invoice всички цени се преобразуват автоматично от лв. в избраната валута спрямо посочения курс. Курсовете на валутите могат да бъдат зададени от настройките, така че да не се въвеждат всеки път. Ако в системата липсва валута, която е необходима, тя може да бъде добавена от екипа.

Разпечатването на Invoice се осъществява от списъка с фактури. След като се избере иконата за печат срещу съответния документ, на екрана се показва падащ списък, в който има опции за разпечатване на документа на английски език, както и съхраняването му в PDF формат

IV. ОСНОВАНИЯ

Ако не издавате фактури с 0% ДДС можете да пропуснете този раздел. Системата предлага възможност за добавяне на нови основания за нулева ставка или неначисляване на ДДС, които да бъдат лесно избирани с мишката при издаване на фактура. Всяко основание може да се въведе както на български език, така и на английски (използва се при печат на Invoice).

V. МЕРНИ ЕДИНИЦИ

Имате пълна свобода да изберете мерните единици, с които желаете да работите. В системата са заложени над 70 мерни единици, но ако все пак не откривате единицата, която ви е необходима, можете да ни пишете, за да я добавим.

VI. СИГУРНОСТ

При необходимост паролата за достъп може да бъде променена по всяко време. Друг вид защита е ограничаването на достъпа до системата по IP адрес. Ако работите от компютри със статични IP адреси, можете да въведете техните адреси в списък. Системата няма да позволи достъп до IP адрес, който не присъства в списъка.

VII. АБОНАМЕНТ

В този раздел можете да разберете колко дни остават до края на вашия абонамент. От тук се задейства процедурата по подновяване на абонамента. Можете да изберете срок (6 месеца, 1 или 2 години), както и начин на плащане (банков превод, с кредитна карта или чрез ePay.BG). Ако изберете плащане чрез банков превод, на следващата стъпка имате възможност да свалите проформа-фактура и да разпечатате платежно нареждане.

Създайте си акаунт и изпробвайте "Онлайн кочан" сега